Problemmanagement in Projekten
Grundlagen
Probleme gibt es in jedem Projekt. In vielen Projekten sogar sehr viele Probleme.
Ein wesentlicher Teil der Arbeit eines Projektleiters beschäftigt sich mit der Lösung von Problemen. Je effizienter diese Arbeit ist, umso beherrschbarer ist das Projekt.
Probleme entstehen aus Abweichungen vom Gewollten (Soll) und der Realität (IST). Darüber hinaus ist der Bearbeitungsweg um vom IST zum SOLL zu gelangen unklar. Da in einem Projekt auf allen Ebenen Abweichungen auftreten können, entstehen Probleme überall im Projekt.
Der optimale Umgang mit Probleme und die Problemlösungskompetenz der Projektleiter werden immer mehr gefordert.
d.h.
beherrscht, wird zukünftig Projekterfolge erzielen können.
- Früherkennung der Probleme
- exakte Problembeschreibung
- Ursachenanalyse
- kreative Entwicklung von Maßnahmen
- zielorientierte Entscheidungen
- Was ist ein Problem ?
- Ein Problem ist eine (größere) Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zustand
- Das Ziel ist klar, aber der Weg zum Ziel ist unklar(wird nicht gefunden oder kann nicht gegangen werden)
d.h.
Ein Problem ist immer eine Abweichung, von der nicht spontan bekannt ist, wie sie aufgehoben werden soll
- Problemarten in Projekten
Problemarten können nach dem Hindernisgrund der Abweichung eingeteilt werden - Zielproblem
- Abweichung von dem erwarteten Ziel
- Erkenntnisproblem
- Im Projekt werden Zusammenhänge nicht durchschaut oder aber von den verschiedenen Partner im Projekt unterschiedlich interpretiert.
- Sachproblem
- Die Sachlösung des Projekts oder einzelner Projektschritte entspricht nicht den Anforderungen, z. B. weil Fehler gemacht wurden
- Methodenproblem
- Methoden, werden nicht angewendet oder führen nicht zu dem gewünschten Ergebnis.
- Personalproblem
- Das Verhalten einer oder mehrerer Personen entspricht nicht dem erwarteten oder vorausgesetzten Verhalten im Rahmen des Projektes
- Teamproblem
- Generell kann es Abweichungen zwischen den Erwartungen bezüglich der Zusammenarbeit im Team, aber genauso mit den Auftraggebern, Lenkungsausschüssen , Partnern oder Kunden geben
- Wirkung von Problemen
- Es gibt nicht das „Problem“, sondern Probleme mit sehr unterschiedlicher Problemhöhe
d.h. sehr unterschiedliche - Schwierigkeiten der Lösung
- Auswirkungen auf die Projekt-Zielerreichung
- Die Wirkung von Problemen hat mehrere Dimensionen
- Stärke der Wirkung
- kleine oder mittlere oder große Auswirkungen auf die Zielerreichung
- Art der Wirkung
- Terminliche oder wirtschaftliche Auswirkungen
- Image Schädigung
- Leistungsfähigkeit oder Zusammenarbeit oder Motivation des Projektteams
- Reichweite der Wirkung
- Arbeitspaket, Teil-Projekt, Projekt, Projekt-Portfolio, Unternehmen
- Einmal- oder Grundsatz-Problem
- Was ist Problemmanagement ?
- Problemmanagement ist die Erarbeitung einer Lösung des Problems unter dem Auffinden eines Weges um zu dem gewünschten Soll-Zustand zu kommen.
- Der Problemlösungsprozess
- Als Problemlösungsprozess bezeichnet man - vor allem im Projektmanagement und im System Engineering - einen ganzheitlichen Ansatz des schrittweisen Vorgehens bei Erkundung, Beschreibung und Lösung von (echten oder komplexen) Problemen.
- Ziel des systematischen (Problem-) Lösungsprozess ist, dass die Lösung
- umgesetzt werden kann
- schnell erarbeitet wird
- sicher ist und
- nachhaltig wirkt
- Vorgehensarten bei der Problemlösung
-
Die Erarbeitung einer Problemlösung
- Hauruck-Methode
- Manchmal erfolgreich (z.B. Gordischer Knoten), aber Nebeneffekte werden i.d.R. nicht beachtet
- Trial and Error
- für triviale Probleme ggf. sinnvoll
- Intuitive Problemlösung
- instinktive Lösung aufgrund von Erfahrungen bei kleineren Problemen
- Systematischer Lösungsprozess
- Das Festlegen von Scheinlösungen
- Kopf in den Sand (z.B. Problem ist eigentlich kein Problem)
- Umgehen des Problems (work a round)
- Wegdelegieren des Problems (z.B. Arbeitsgruppe bilden)
- Die Erarbeitung von vorbeugenden Lösungen
Scheinlösungen verzögern die Problemlösung und verschärfen ggf. das Problem.
- Randbedingungen der Problemlösung
-
Neben der Wichtigkeit des Problems (Problem-Wirkung) muss die Dringlichkeit der Problemlösung berücksichtigt werden.
Die bekannte Eisenhower-Matrix, die im Zeitmanagement angewandt wird, kann zu Kategorisierung verwendet werden.
- Ablauf systematischer (Problem-) Lösungsprozess
- Problem erfassen
- das Problem wird erkannt und definiert
- Problem-Beschreibung und –Formulierung ohne Wertung (Methode z.B. 6W-Methode)
- Problemanalyse
- Ziel der Problemlösung
- Situationsanalyse unter Einbeziehung aller Projektprobleme
- Ursachenanalyse (Methoden z.B. „Ishikawa-Diagramm“)
- Lösungsfindung
- mögliche Lösungen erarbeiten und bewerten (Methode z.B. Nutzwertanalyse)
- Entscheidungsfindung
- Entscheidungskompetenz muss transparent sein
- Überprüfung auf Akzeptanz
- Umsetzung
- Planung und Durchführung der Aktivitäten
- Erfolgskontrolle
- Wirkungskontrolle
- Lessons Learned
Quellen
Literatur
Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) 5. Auflage ISBN 978-3-924841-40-9
Weblinks
www.wikipedia.de
www.manager-wiki.com/methodik/97-erfolgreiche-problemloesung